Karriere

Den vanskelige samtalen

Må du ta en vanskelig samtale? Den kan det være helt nødvendig, men om du gruer deg er du ikke alene om det. Ofte gruer vi oss til denne samtalen og den blir forskjøvet eller ikke tatt. Her får du noen gode råd.

Må du ta en vanskelig samtale? Den kan det være helt nødvendig, men om du gruer deg er du ikke alene om det. Ofte gruer vi oss til denne samtalen og den blir forskjøvet eller ikke tatt. Her får du noen gode råd.

Den vanskeligste oppgaven

Uansett hvor du er leder, enten det er en skolegruppe, en jobb eller annen team-aktivitet der du er lederen kan det av og til være nødvendig å konfrontere noen med kritikkverdige forhold. Å ha evnen til å gjøre dette er vesentlig om du ønsker å skape godt arbeidsmiljø og resultater.

– Som lederutvikler skal jeg fortelle andre hvordan den vanskelige samtalen skal gjennomføres, men til tross for grundige forberedelser, finner jeg meg alt for ofte i opphetede diskusjoner, uten kontroll og fremdrift i samtalen. Forberedelser og gode intensjoner til tross, hvorfor skjer dette?, spør Jan Otto Aasen, HR sjef – Leder og organisasjonsutvikling i Adecco, før han forsetter:

– Svaret ble å tenke mer på de store linjene i samtalen, og ikke gå i detaljer under forberedelsen. Jeg begynte i stedet å strukturere samtalen i term av faser som må avklares underveis. Med inspirasjon fra bl.a. coachingmodeller delte jeg samtalen i 4 faser som hver må diskuteres og avklares på vei mot en god avslutning.

Han forteller at det er 4 faser i den vanskelige samtalen:

1. Åpning

Åpningen er viktig og avgjør hvordan resten av samtalen utvikler seg. En god åpning er alfa omega for å få til samtalen.

– Når du innleder samtalen er det viktig å få frem din gode intensjon og skape en god ramme. Du skal presentere innhold og ditt mål for samtalen. Tilpass åpning og form til din samtalepartner. Noen vil trenge flere forsikringer om din gode intensjon, andre vil oppleve deg som real og sette pris på at du går rett på sak, sier Aasen.

2. Bli enige om problemet

– Dette er kanskje den mest krevende fasen, men samtidig avgjørende for å oppnå et godt resultat. Her skal dere bli enige om hva problemet er. Ofte vil det være forskjellige oppfatninger rundt problemet, forteller Aasen.

Han sier videre at en vanlig feil mange ledere gjør er å gå rett på løsningen, uten at det er enighet om hva problemet egentlig er. Da ender man, i følge Aasen, opp med å trykke en løsning ned over hodet på medarbeideren som vedkommende er uenig i eller kjenner seg igjen i. Da vil han eller hun heller ikke slutte opp om løsningen. Aasen påpeker at det er først når man er enige om hva problemet er man kan begynne å diskutere mulige løsninger.

– Går samtalen i lås kan det være lurt å avslutte, og heller avtale tid for en ny. La det imidlertid ikke være tvil om at dette er viktig for deg og at du vil gjennomføre samtalen senere, råder han.

3. Finn en løsning

Når dere har blitt enige om problemet, er det tid for å finne en god løsning på situasjonen. Aasen mener at det er viktig at medarbeiderene får komme med forslag til løsninger.

– Da blir det mer forpliktende. Husk bare at det er du som skal ha det endelige ordet når det gjelder hvordan løsningen skal se ut. Det viktigste er å få medarbeideren til å forplikte seg til en løsning som samsvarer med dine ønsker, sier han.

4. Avslutning

Nå er den vanskelige delen av samtalen over. Da er man gjerne så lettet over å være i mål, at man glemmer å lage tydelige avtaler om hva man ble enige om og hva som skulle gjøres

– Resultatet av det blir at man sitter igjen og lurer på hva man egentlig ble enige om. Det er derfor svært viktig at man bruker god tid på avslutningen, avtaler hva som skal skje videre og med hvilken kvalitet. Oppsummer samtalen, avtal eventuelle milepæler som skal nås samt konkrete tidspunkt for oppfølgingssamtaler, sier Aasen.

Han sier også at når vanskelige tema tas opp settes gjerne sterke følelser i sving, man låser seg i egne agendaer og det kan bli vanskelig å bevare roen og kontrollen over situasjonen.

– Det å tenke den vanskelige samtalen i term av 4 faser har vært til stor hjelp for meg for å holde styring, sikre fremdrift og et godt resultat. Flere av våre ledere har fått opplæring i metoden og benyttet seg av denne. Erfaringene og tilbakemeldingene fra disse lederne er svært gode, forteller han.

Kanskje denne måten å tenke og strukturere den vanskelige samtalen på, kan bidra til å gjøre den mer overkommelig også for deg?

Foto: Adecco

1 comment on “Den vanskelige samtalen

  1. Godt skrevet! 👍 😊

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: